¿Cómo hacer un Plan de Tesorería para mi empresa paso a paso?

A la hora de llevar una empresa adelante, pueden surgir muchos imprevistos en el plano financiero.Esta es una realidad incontestable.

Pero también es cierto que haciendo una previsión financiera, esos imprevistos se minimizan y es posible llevar el máximo control posible de las cuentas de la empresa.Con ese fin se realiza el plan de tesorería, gracias al cual podrás obtener una imagen lo más fiel posible del estado financiero de tu negocio.Te contamos qué es un plan de tesorería y todo lo que debes saber a la hora de crearlo.

¿Qué es un plan de tesorería y en qué consiste?

Un plan de tesorería es un documento que se elabora con el fin de pronosticar la situación financiera de una empresa, estimando las entradas y salidas de dinero que han tenido lugar en la misma a lo largo de un periodo de tiempo, que suele ser de 12 meses.

El objetivo del plan de tesorería es anticiparse a la evolución del flujo de caja, para tomar las decisiones financieras más adecuadas en función de esa posible progresión del negocio.Así pues, el plan de tesorería es una de las tablas provisionales más importantes de la gestión financiera, junto al balance de situación, la cuenta de resultados provisional y la tabla de financiación provisional.

Conocer el flujo de caja de una compañía es fundamental, ya que esto permite tener suficiente antelación para encarar los próximos retos financieros a los que haya que hacer frente.

→ Así por ejemplo, al contar con un plan de tesorería se puede saber si se podrá hacer un pago que se debe afrontar en poco tiempo.

Por otra parte, las empresas que desarrollan una actividad estacional, como las pertenecientes a la hostelería, tienen en el plan de tesorería un instrumento muy útil para descubrir si pueden afrontar los pagos de los meses de menos trabajo.

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¿Con qué herramientas puedo confeccionar un plan de tesorería para mi empresa?

Se puede hacer un plan de Tesorería utilizando Excel, cumplimentándolo de manera manual con todos los datos para reflejar una información fiable.En caso de utilizar Excel, es importante que no te olvides de ningún dato y mantener la rutina para no tener problemas.Sin embargo, nosotros te proponemos algo más sencillo y eficaz, que es realizar tu plan de tesorería con la plataforma que ponemos a tu disposición en Embat, por las ventajas que ello te supondrá:

• Podrás hacer tus previsiones de tesorería hasta 100 veces más rápido que si utilizas Excel, gracias a que podrás usar tu información histórica, que nosotros categorizaremos de forma automática.
• Tendrás la posibilidad de crear diversos escenarios para analizar posibles decisiones estratégicas y necesidades financieras.
• Y además, con Embat puedes presentar tus previsiones de tesorería sin retraso, e incluso compartirlas con quien tú desees: directivos, accionistas, equipos financieros o entidades de crédito.

Como ves, no hay necesidad de cometer errores a la hora de crear un documento tan importante como es el plan de tesorería.

Si te decides a hacer tu plan de tesorería con Embat, el proceso será mucho más fácil y no tendrás que temer ningún olvido, fallo ni retraso.

4 factores que más influyen en un plan de tesorería

Los factores que tienen un mayor impacto en un plan de tesorería son los que vamos a ver a continuación:

1- Condiciones de pago y de cobro

Cuanto más tiempo se tenga para hacer los pagos, más desahogada irá la tesorería.Por otra parte, los plazos de cobro muy largos pueden hacer peligrar la tesorería, puesto que cuanto más largos sean estos, se necesitará más liquidez en los activos.

2- Resultado de la empresa

Resulta de vital importancia saber cuál es el resultado de la empresa, con distintos objetivos: analizar cómo repercutirá en la tesorería, descubrir si el negocio tiene gastos superiores a los ingresos, y valorar cuáles pueden ser las medidas más idóneas para dar solución a los problemas de financiación.

3- Circunstancias del negocio

En algunos negocios no es posible facturar hasta que se finaliza un proyecto, tal como ocurre en el caso del sector de la ingeniería.❌ Así pues, se van adelantando recursos necesarios para la producción, pero sin que sea posible cobrar hasta que haya pasado un determinado tiempo.

Lo mejor es poder facturar y hacer el cobro lo antes posible, si bien es cierto que hay que tener en consideración las particularidades del tipo de empresa, y procurar que ello no haga que las ventas bajen.

4- Conocer bien cómo funciona la empresa

Sin duda alguna, conocer el funcionamiento del propio negocio permite realizar un plan de tesorería óptimo, ya que en los detalles están muchas veces los imprevistos.

¿Cómo hacer un plan de tesorería para mi empresa? Guía completa

A continuación vamos a darte toda la información que necesitas a la hora de elaborar tu plan de tesorería:

Conceptos fundamentales: ingresos y gastos

En primer lugar, es necesario que conozcas los dos conceptos básicos que vas a manejar en tu plan de tesorería:

✅ Ingresos

Se identifican como aquellas cantidades de dinero que entran en tu empresa para formar parte de las arcas de la misma.

Pueden ser por ejemplo las ganancias obtenidas después de una venta. También podrían ser subvenciones, aportaciones de capital, o aportaciones de los socios a la cuenta corriente.

Es aconsejable que sepas evaluar de manera correcta las entradas en efectivo en tu empresa, tanto si son habituales como puntuales.Prever los ingresos habituales es más fácil, ya que tan solo tienes que informar acerca de las entradas de efectivo que están previstas, teniendo en cuenta si se trata de un negocio estacional (en cuyo caso, hay que anticipar los periodos de más y menos actividad).

Para hacer las previsiones, puedes basarte en el número de ventas y los importes que estas tuvieron en anteriores años.

Por esta razón, debes comprobar cuál fue la situación en tu negocio en tiempos anteriores, pudiendo así calcular lo que ocurrirá en un plazo próximo.

✅ Gastos o salidas de efectivo

Son lo contrario a los ingresos, es decir, dinero que sale de las arcas de la empresa.

→ Por ejemplo, son gastos el dinero destinado al alquiler del local en el que está el negocio, el pago de los suministros, los pagos a los proveedores, etc.

Cómo hacer un plan de tesorería paso a paso

A la hora de cumplimentar tu plan de tesorería, debes incluir todas aquellas operaciones financieras que tengan lugar en el negocio, sin ninguna excepción.Es decir, todos los ingresos y las salidas de efectivo que se produzcan en la empresa, por insignificantes que sean, deben quedar reflejados en el plan de tesorería.

En el caso de que te hayas saltado alguna operación, aunque sea de poco valor, podrá desviar el balance e impedir obtener información real del estado financiero de la empresa.

Ten en cuenta además que, en suma, estas pequeñas operaciones pueden tener un peso importante en las cuentas de tu empresa.

Recomendaciones para llevar el plan de tesorería

Llevar bien un plan de tesorería requiere constancia y actualización. Para no encontrarse con imprevistos que arruinen la previsión financiera, es importante:

• Rellenar la plantilla todos los días. Esto es fundamental para determinar el flujo de caja con la mayor exactitud posible.
• Contar las entradas y salidas de dinero en aquellos meses en que tengan lugar. Si por ejemplo has hecho una compra este mes, pero no tienes que pagarla hasta el mes que viene, no contabilices la salida de dinero hasta el próximo mes.
• Ser realista. Es decir, si no ves posible cumplir los objetivos de ingresos que habías previsto para un determinado plazo, ajústalos de manera que te permita anticiparte.
• Reflejar el IVA. Cuando contabilices alguna compra o venta en tu plan de tesorería, nunca olvides incluir el IVA emitido y el IVA deducible, cada uno en su correspondiente categoría.
• No subestimar los gastos y ser previsor.

¿Cómo calcular si el flujo de caja es positivo o negativo?

Para hacer tu plan de tesorería, tienes que contabilizar todos tus ingresos y los gastos durante todo el mes. Y si has hecho el plan a lo largo de varios meses, tienes que tener la cifra de tu flujo de caja.La fórmula para calcular si el flujo de caja de un mes es positivo o negativo es la siguiente:

Flujo de caja al finalizar el mes= flujo de caja al comenzar el mes + ingresos del mes - gastos del mes

Y si mi flujo de caja es negativo, ¿qué hago?

Pongamos que has calculado tu flujo de caja, y el resultado ha sido negativo de cara a las siguientes semanas o los próximos meses.Es normal que esto te cause preocupación, pero antes que nada debes tener en cuenta que puede tratarse de algo puntual.Así pues, es importante que analices con detalle tu plan de tesorería, y detectes si por ejemplo has tenido algún desembolso importante, o si te falta por cobrar una suma alta de dinero.Por otra parte, debes revisar las condiciones de pago que tienes con tus clientes y proveedores, de cara a resolver este tipo de situaciones puntuales.

Ahora bien, si el resultado negativo continúa en el tiempo, estás teniendo pérdidas en tu empresa. Por lo que debes plantearte alguna solución financiera, como solicitar un préstamo o hacer una aportación de capital.

Ten en cuenta que cuanto más dure el flujo de caja negativo, será más perjudicial para tu empresa a nivel financiero.De ahí que sea necesario identificar lo antes posible qué está fallando, y poner las cuentas en orden a la mayor brevedad.Ahora ya sabes todo lo que debes saber para afrontar la tarea de hacer un plan de tesorería.

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Recuerda que ponemos a tu disposición la herramienta de Embat para llevar tu plan de tesorería de forma sencilla, rápida y eficaz.