¿Qué es un sistema ERP y para qué sirve? Ventajas e inconvenientes

Te mueves en el mundo empresarial y no paras de ver por todas partes las siglas ERP, pero aún no sabes de qué se trata, ¿verdad?

Normal. Hay veces que, en nuestro intento por simplificar ciertos términos, tendemos a tomar prestados ciertos términos del mundo anglosajón, aún sin saber demasiado bien su significado.

¿Qué es un sistema ERP y para qué sirve? Ventajas e inconvenientes

Pues hoy saldrás de dudas, porque entre otras cosas, vas a conocer qué es un sistema ERP y en qué puede facilitar el día a día de tu empresa.

Porque a buen seguro tu negocio lo esté pidiendo a gritos y todavía no te hayas percatado de ello.

📈 LOS DATOS HABLAN POR SÍ SOLOS: 

Más del 40% de las empresas españolas ya utilizan un ERP con el objetivo de llevar una óptima gestión sobre sus procesos. De ellas, casi el 65% de son del sector tecnológico (TIC)

Este software presenta una serie de funciones que se ajustan a lo que busca cualquier empresa o proyecto actual.

Quizás el no usarlo sea uno de los motivos por los que no estás escalando tu negocio todo lo que quisieras. Te invito a que lo valores tras esta lectura.

Sea como fuere, si todavía no tienes un sistema ERP en tu empresa, sigue leyendo:

✅ En este artículo aprenderás:

    ¿Qué es un ERP y para qué sirve este sistema?

    Antes de nada… ¿qué es un ERP?

    ERP es el acrónimo de "Enterprise Resource Planning" o en castellano "Planificación de Recursos Empresariales".

    Se trata de una suite de aplicaciones que comparten información y recursos entre ellas. El principal uso que se le da a un ERP es el de la automatización de tareas que se pueden llevar a cabo en un negocio.

    Este sistema puede ser más o menos específico dependiendo de las necesidades de la empresa. Cómo ya veremos en el apartado correspondiente, es posible encontrar diferentes tipos de ERP.

    También este tipo de sistemas se adaptará a las funciones de los diferentes departamentos de la empresa, como podría ser a:

    • Recursos Humanos
    • Atención al cliente
    • Producción
    • Marketing
    • Ventas

    💡 SUGERENCIA:

    Además de integrar en tu empresa un sistema ERP, si además lo complementas con la cantidad de prestaciones que una plataforma de gestión de tesorería como Embat te aporta, tendrás el tándem perfecto para tener un control total sobre la evolución y seguimiento de todos los movimientos en tu empresa.
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    Los orígenes del sistema ERP: repasamos su evolución

    Aunque este tipo de sistemas puedan parecer relativamente nuevos y consecuencia natural de la evolución del mundo digital, lo cierto es que el concepto nació en el año 1960.

    Y es que en ese momento se empezaron a desarrollar programas que ayudarían a controlar inventarios y balances.

    ➡️ En sus orígenes, los ERP era un software muy simple cuyo único objetivo se centraba en la gestión del inventario ⬅️

    La cosa cambia a partir de la década de los años 70-80, cuando se empieza a crear sistemas enfocados al desarrollo de procesos y optimización de producción.

    Estos sistemas recibirían el nombre de MRP (acrónimo de "Planificación de requisitos materiales").

    No sería hasta la década de los 90 cuando los ERP empiezan a integrar otras funcionalidades; además de gestionar inventarios, se encargaban de llevar a cabo gestiones administrativas y de Recursos Humanos.

    A partir del año 2006 se produce un nuevo salto en la historia de los ERP. El concepto de la nube cobra una gran importancia y ha provocado que los ERP estén vinculados con esta forma de compartir en información.

    Al mismo tiempo, las funcionalidades han mejorado y han aparecido muchas funciones disponibles en precios muy variados que se adaptan a lo que cada empresa necesita y puede pagar.

    🥇 Las 4 principales Ventajas de un ERP en tu empresa

    Sé que te estás preguntando "pero toda esta historia del ERP, ¿en qué me beneficia a mí y a mi negocio?". Aquí tienes todas las claves:

    1. Un recurso para gestionar correctamente el inventario

    Los ERP permiten el manejo de información en tiempo real.

    Así, si se produjese cualquier variación en el inventario, esta se registraría de manera automática en el sistema, evitando cualquier error.

    Imaginemos que desde el departamento de ventas se ha comprado un producto cuyo stock era de 1 unidad en ese momento.

    Al descontarse del campo correspondiente en la BD y al estar conectado con todos los departamentos autorizados, no podrá adquirirse desde Compra Online, por ejemplo.

    2. Incentiva la productividad de cualquier negocio

    ¿Qué es un sistema ERP y para qué sirve? Ventajas e inconvenientes

    Al integrar un ERP en la empresa se consigue acelerar los procesos que se gestionan en la misma.

    Una de las maneras en las que consigue incrementar la productividad la encontramos en la introducción de datos.

    Integrando un sistema de ERP no se tendrán que introducir de forma manual en cada sistema.

    Se pierde mucho tiempo si se tiene que introducir información del mismo producto para diferentes departamentos.

    Gracias a los ERP, es posible ahorrar dinero y tiempo. Mucho.

    3. Acaba con el problema de los datos repetidos

    Trabajar con datos repetidos o redundantes puede ser catastrófico para cualquier tipo de negocio. Si las modificaciones no se hacen sobre los mismos datos, podría darse el caso de que se haya vendido un producto que en ese momento no estaba en stock, entre otros fallos caóticos.

    Con un ERP, la información de los clientes, proveedores, pagos, pedidos, envíos, o cualquier otra tabla será compartida con los departamentos que correspondan.

    Se acaban los datos redundantes y así se reducen los errores más habituales en las empresas.

    4. Obtiene información práctica sobre la empresa

    Los ERP nos ofrecen información que puede resultar crucial para que la empresa pueda ejecutar los diferentes procesos.

    • Se puede obtener informes de ventas, sobre flujos de caja y efectivo, datos…
    • Estos datos pueden ser definitivos a la hora de tomar decisiones que podrían suponer el alza definitiva o desplome de la entidad.
    • La información que nos ofrece el ERP es indispensable para poder detectar cualquier problema a tiempo y conseguir una mejor gestión.
    • Cómo estos datos se obtienen en tiempo real, también podrían ayudar a mejorar el grado de satisfacción de la entidad. El cliente podría conocerlo todo sobre el producto, cualquier cambio, disponibilidad…

    ❌ ¿Cuáles son las Desventajas de un ERP? ¿Tiene alguna?

    Sin embargo, también existen algunas desventajas que se deben tener en cuenta:

    • Coste inicial: el precio que tendrá que asumir la empresa será importante. Sin embargo, no se debe ver como un gasto, sino como una inversión que empezará a amortizarse desde el primer momento.
    • Adaptación: el personal de la empresa tendrá que adaptarse a usar el ERP, y esto llevará tiempo. También requerirá de inversión en formación por parte de la entidad, algo que debe tenerse en cuenta en el gasto que conlleva la implantación de un ERP.
    • Preparación de actualizaciones: aunque la mayoría de actualizaciones son rápidas y fáciles de integrar, el personal también tendrá que adaptarse a las mismas. Los empleados tendrán que formarse de la forma adecuada para poder usar el ERP.

    Tipos de ERP

    Es posible encontrar dos grandes tipos de ERP: ERP Horizontal y ERP Vertical

    → ERP Horizontal

    Es el tipo de ERP más sencillo debido a que comparte las mismas funciones para cualquier empresa.

    ☝🏻 ¿QUIERES UN EJEMPLO?

    Podría servir para gestionar inventarios, como herramienta de captación de información de los clientes, para la creación de informes, entre otras tareas genéricas.

    De la misma manera que el ERP Vertical, interconecta los departamentos para que se pueda acceder a la información desde los autorizados.

    En el caso de que se busque una función o prestación especial, el ERP Horizontal se quedará un poco justo.

    → ERP Vertical

    El ERP Vertical podría integrar funciones o características que no se contemplan en el ERP anterior. Están pensados para empresas o proyectos en los que se deben cumplir necesidades más específicas.

    Además de los módulos sencillos (como los del RRHH, ventas, o marketing) también trae otros módulos especiales que se adaptan a lo que cada empresa necesita.

    Incluso, si el ERP lo admite, podrían ser desarrollados según las necesidades de la entidad.

    ♻️ Fases para implementar un sistema ERP

    Incentiva la productividad de cualquier negocio

    En esta sección os bajamos en la información de Sage Murano ERP Online para explicar las 4 fases que tendrá que gestionar la empresa para implantar el sistema ERP:

    1) Planificación

    En esta primera fase se tendrán en cuenta todas aquellas necesidades técnicas que pueda tener la entidad. También se estudiarán las necesidades de RRHH, entre otras particularidades.

    En la fase de planificación se debe tener en cuenta el equipo de trabajo con el que se cuenta, ya que solo así se podrán definir correctamente las necesidades que se tienen.

    2) Análisis

    Una vez que se ha hecho una completa planificación de la empresa, se podrá pasar a la fase del análisis del negocio.

    Partiendo de los datos de la fase anterior, tendremos que investigar y comprender el funcionamiento de la empresa con todo tipo de detalle.

    Así, podremos saber cómo se desarrollan los procesos empresariales, establecer objetivos y determinar de qué forma nos puede ayudar el ERP a alcanzarlos.

    3) Configuración

    Si ya lo tenemos todo claro, es el momento de pasar a la acción, y esto es precisamente lo que se hace en la fase de configuración.

    En esta fase nos encargamos de la adaptación del software ERP en base a lo que necesita cada empresa. Habrá que evaluar si se necesita un ERP horizontal o vertical, hacer diferentes pruebas y ver cómo se integra las funcionalidades de esta herramienta en base a lo que necesita la empresa.

    Dependiendo del resultado de las pruebas, podremos tomar la decisión sobre qué ERP nos conviene más.

    4) Ejecución

    La última fase, la fase de ejecución, empieza desde que la empresa empieza a usar el software ERP que se haya elegido.

    No es cuestión de utilizarlo, comprobar que todo va bien y olvidarnos de ello, sino que tendremos que llevar a cabo una monitorización continua para detectar errores y solucionarlos.

    También es posible que notemos carencias. Gracias a una revisión continua, podemos actualizar el ERP para evitarlas.

    ¿Qué tipo de empresas necesitan un sistema ERP?

    Un sistema ERP se recomienda para cualquier tipo de empresa, con independencia de que estemos hablando de una PYME o de una multinacional.

    La mayoría de las empresas buscan sistemas que permitan agilizar y mejorar sus procesos, y esto es precisamente lo que se consigue con un ERP.

    Y si además de los procesos, puedes analizar esta actividad con el estado de tus bancos y tener un reporte económico de la rentabilidad de todos y cada uno de los pasos que tu empresa da, tendrás una visión mucho más completa del éxito (o fracaso) al que te estás encaminando.

    ✅ Justo todas estas áreas son las que integra Embat. Lo mejor es que puede hacer que multiplique la eficiencia e impacto de tu equipo financiero x2.000 y les ayudarás a que sean un pilar más de crecimiento para tu negocio.

    También permite que tu entidad pueda acceder de lleno a la Industria 4.0, caracterizada por interconectar todos los dispositivos y la información.

    ¿A qué esperas para mejorar tu productividad y la de tu equipo con un sistema ERP?

    Carlos Serrano

    Co-Fundador de Embat. 7 años de experiencia en el sector financiero. Ex- J.P. Morgan y TowerBrook Capital Partners.

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